¿Qué es un Data Room Virtual (VDR)?
Una sala de datos virtual es un repositorio en línea de documentos y datos, que permite a las empresas almacenar y compartir documentos de forma segura con otras empresas o personas. Por lo general, los data rooms digitales se utilizan para agilizar el proceso de due diligence durante las ampliaciones de capital, fusiones y adquisiciones,o en acuerdos con private equity o venture capital.
Las funcionalidades más comunes son:
- Administración de documentos: subir, organizar y compartir documentos, presentaciones, conjuntos de datos, videos y cualquier otro tipo de archivo. Estructura los archivos en carpetas para facilitar la navegación.
- Permisos de usuario granulares: un sistema sólido de permisos de usuario es clave para cualquier data room, lo que permite establecer diferentes permisos de visualización/edición/descarga por usuario y grupos de usuarios, así como por documento o carpeta.
- Protección con contraseña: los documentos y las carpetas pueden tener una capa adicional de seguridad al solicitar que proporcionen una contraseña que se haya compartido previamente con ellos a través de un canal paralelo.
- Marca de agua: a los documentos se les puede agregar una marca de agua única para evitar que se tomen capturas de pantalla.
- Redacción: la redacción borra los datos confidenciales de los documentos. Puede ser una función manual en la que un empleado debe hacerlo página por página, o automatizada con IA.
- Restricción de impresión y descarga: con una sala de datos, las empresas pueden restringir a los usuarios la descarga o impresión de ciertos documentos privados.
- Seguimiento de uso y acceso: rastrea qué interlocutor o empresa ha visto qué documentos, cuándo fue la última vez que revisaron o accedieron a una carpeta... con notificaciones automáticas.
- Caducidad y autodestrucción de documentos: es posible establecer fechas de caducidad y destrucción de accesos y documentos, lo que evita que desinteresados sigan teniendo acceso a un data room.
- Sala de datos personalizado: algunas herramientas permiten personalizar el diseño y estilo del data room.
Cómo usar un Data room para rondas de financiación y M&A
Las startups que buscan un nuevo inversor suelen utilizar una sala de datos virtual para estructurar sus rondas de ampliación de capital o M&A. Su uso depende de la etapa y la naturaleza del negocio, y el tamaño de la empresa.
Primer contacto
Cuando las empresas buscan un inversor o potencial comprador, es común preparar una presentación que destaque los principales logros y métricas. Ese deck se comparte con terceros que no han firmado un NDA y, por lo general, la presentación acaba siendo reenviada a terceros fuera de nuestro control.
Un Data Room Virtual es útil para aquellas empresas que quieren controlar las primeras etapas de un negocio. Al cargar el mazo y dar acceso o compartir un enlace con nuestros interesados, es posible rastrear quién abrió el mazo, por cuánto tiempo lo han revisado y si lo han reenviado interna o externamente. Por otro lado, algunos inversores pueden preferir tener el archivo para poder descargarlo o compartirlo libremente.
Due diligence
Cuando se ha negociado y aceptado Term sheet o una Letter of Intent, comienza la etapa de due diligence. El inversor o comprador querrá verificar varios datos y documentos para asegurarse que la información compartida es real y que no habrá sorpresas después de llegar a un acuerdo. Esos documentos pueden incluir:
- Registros corporativos: actas de juntas de accionistas, pacto de socios, certificado de constitución, lista y detalle de filiales y organigrama de la entidad.
- Plan de negocios y finanzas: estados financieros, extractos bancarios, proyecciones financieras.
- Propiedad intelectual: lista de patentes, marcas comerciales, derechos de autor y nombres de dominio que posee la empresa.
- Cap table: lista de accionistas con el detalle de su inversión, participaciones y clases de acciones, así como como todos los certificados de acciones.
- Contratos: las condiciones de servicio o uso de la empresa, todos los contratos de alto valor con proveedores y clientes, documentación de préstamos o financiación, pólizas de seguro, NDA, etc.
- Disputas y litigios: cualquier disputa o investigación pasada, presente o pendiente relacionada con acuerdos laborales o sindicatos, marcas registradas, etc.
- Empleados y beneficios: lista de empleados con detalle de salario, tipo de contrato, estructura de comisiones, país... manual del empleado, lista de beneficios para empleados y costos.
- Planes de incentivos: detalle de cualquier ESOP prometido que aún no se haya concedido, así como detalles de las cláusulas de aceleración.
- Canales de growth: datos por canal de marketing y lógica de atribución para negocios B2C, datos de CRM o detalles de funnel para negocios B2B.
Con una sala de datos, la empresa puede compartir toda la información de forma segura, estructurarla en carpetas y realizar un seguimiento de quién accede a qué y durante cuánto tiempo, para identificar las áreas donde enfocarse desde el principio.
Sala de datos posterior a la firma
Las data room también se usan tras finalizar el acuerdo para informar mensual o trimestralmente sobre los resultados de la empresa. Es importante seguir compartiendo información relevante, ya que la relación con los inversionistas continúa; y, a menudo, las empresas adquiridas siguen siendo independientes y conservan su equipo ejecutivo.
Algunos documentos que se pueden compartir cuando se cierra el trato:
- Actualización para inversores: informe mensual o trimestral con los principales aspectos, incluido el rendimiento financiero pero también información cualitativa sobre el negocio. Es similar al informe trimestral que hacen las empresas públicas.
- Panel de métricas: algunas empresas les dan a sus inversores acceso a su dashboard comercial y financiero para que puedan verificar las métricas en tiempo real. Otras empresas prefieren compartir los KPI periódicamente a través de una sala de datos, manteniendo el control sobre la cadencia y el análisis.
- Actualizaciones de la cap table: cualquier cambio en la propiedad de la empresa, incluidos ESOP, préstamos convertibles, warrants, etc.
La mejor Data room para startups
Capboard es la primera sala de datos virtual que permite a las empresas emergentes administrar su recaudación de fondos y fusiones y adquisiciones en un solo lugar, incluida la tabla de capitalización, el ESOP y la lista de accionistas. Algunos de los beneficios incluyen:
- Sala de datos con cap table, ESOP: incluya en su deal room una versión en vivo de su cap table, todos certificados de acciones/libro de socios y detalles del plan de incentivos. Está automatizado y se mantiene actualizado solo.
- Compártalo con accionistas existentes o potenciales: todos los accionistas existentes ya están en Capboard y puede compartir todos los documentos con un solo clic. Agregue interlocutores o inversores adicionales y realice un seguimiento de su actividad.
- Hacer un seguimiento de la actividad: obtenga información sobre quién lee qué documento y reciba notificaciones.
- Seguridad y privacidad: todos los documentos están encriptados y respaldados. Si se eliminan, también se borran de las copias de seguridad. Capboard también cumple con el GRPD.
Crea una cuenta para crear un data room virtual para tu empresa.