Los secretarios del consejo juegan un rol crítico en las reuniones de junta: desde su organización, seguimiento de los puntos a tratar y asegurarse que se cumple con los requisitos descritos en los estatutos. Debido a la complejidad del proceso, existen requisitos legales que se deben seguir cuando se organizan los consejos.
Los miembros del consejo son escogidos por los socios de la compañía, y suelen ser miembros del equipo directivo, representantes de los fondos de inversión o profesionales independientes con experiencia en el sector. El secretario del consejo es elegido por el consejo de administración.
¿Cuál es el papel de los consejos de administación?
Los consejos de administración (board en inglés) son un tipo de órgano de administración de una compañía, que se reune periódicamente para la toma de decisiones que afectan la estrategia, las finanzas y la gestión de la empresa. Lafrecuencia con la que se realizan estas reuniones depende de varios factores, aunque suelen agendarse cada 3 meses. Los principales roles de la junta son:
- Asegurar el cumplimiento de los estatutos: Las reuniones de la junta ayudan a garantizar que la empresa cumpla con todos los requisitos y regulaciones.
- Tomar decisiones estratégicas: Cada reunión de la junta generalmente implica tomar decisiones estratégicas críticas para la empresa, como nombramientos, aprobaciones de presupuestos, etc.
- Proporcionar dirección: La junta tiene como objetivo guiar la gestión y las operaciones de la organización, asegurando que se alineen con sus objetivos y metas.
- Monitorear el rendimiento financiero: Las reuniones de la junta brindan la oportunidad de evaluar el desempeño financiero del negocio. Tales revisiones financieras permiten encontrar problemas mucho antes de que escalen.
¿Cuál es el papel del secretario del consejo de administración en una startup?
Las principales responsabilidades del secretario del consejo son:
- Cumplimiento legal: El secretario es responsable de mantener registros precisos de las reuniones de la junta y garantizar que todas las decisiones estén debidamente documentadas. También se encarga de coordinar las reuniones y asegurarse de que todos los materiales e información necesarios se proporcionen a los miembros del consejo con anticipación.
- Operaciones del consejo: Una de las principales responsabilidades del secretario es garantizar que la junta funcione de manera abierta y responsable. Esto implica la organización, preparación y todos los demás aspectos de las operaciones de la junta.
Con un secretario de junta capaz y experimentado, la empresa y su junta directiva pueden asegurar un funcionamiento eficiente y cumplimiento de la junta. Y como resultado, la junta puede guiar con éxito a la empresa hacia su crecimiento.
Requisitos legales
Antes de la reunión
- Organización de la reunión: Como cualquier reunión, es necesario elegir la fecha, la hora y el lugar de la reunión. Con muchas empresas haciendo reuniones del Consejo de Administración online, será necesario elegir el proveedor de reuniones en línea y crear un evento en línea (con un enlace para acceder a la reunión).
- Establecer la agenda: La agenda es un elemento crítico de la reunión. Permite a los asistentes saber qué se discutirá y qué tipo de decisiones se deberán tomar. Además de eso, la agenda permitirá mantener la reunión del Consejo de Administración eficiente y estructurada.
- Asistentes: Se debe enviar una notificación a los miembros del Consejo de Administración (asistentes).
- Requisitos de notificación: Según la ley estatal y los estatutos de la empresa, los miembros del Consejo de Administración deben recibir una notificación de la reunión con anticipación (normalmente 14 días de aviso). La notificación deberá mencionar la fecha y hora de la reunión, el lugar (por ejemplo, un enlace para acceder a la reunión en línea) y las decisiones estratégicas que requerirán votación.
- Revisión de los estados financieros: Como secretario del Consejo de Administración, es necesario revisar los estados financieros con anticipación para asegurarse de que sean precisos. Esto permitirá al Consejo tomar decisiones informativas basadas en datos correctos y actualizados.
- Compartir documentación: Compartir cualquier documento relevante antes de la reunión puede ser necesario para proporcionar a los miembros el contexto y la información necesarios para llegar a la reunión preparados. Utilizar una data room puede ser una excelente manera de hacerlo de manera segura.
Durante la reunión
- Conducción de la reunión: Durante la reunión es importante seguir el orden del día. La claridad en torno a la estructura de la reunión asegurará que los asuntos más importantes se discutan y aborden de manera efectiva.
- Asistencia: Registrar la asistencia a la reunión será necesario. En caso de representación delegada, aquellos que no asistan a la reunión son representados por los miembros a quienes otorgaron su poder de voto.
- Quórum: Para que el consejo funcione y lleve a cabo cualquier tipo de negocio, debe haber un número mínimo de personas presentes y votando (quórum del consejo). Este número varía en diferentes países. Los estatutos de la empresa también pueden especificar el quórum del consejo.
- Votación: Se requerirá registrar la votación sobre las decisiones tomadas durante la reunión. Estas luego deberán aparecer en el acta de la reunión, correspondientes a las decisiones que se tomaron.
- Acta: Como secretario del consejo, es su responsabilidad tomar actas precisas de la reunión. El acta debe registrar todas las decisiones tomadas y las acciones llevadas a cabo durante la reunión.
Después de la reunión
Los requisitos después de la reunión cambian significativamente de un país a otro y de una empresa a otra. Algunas de las cosas que pueden considerarse condicionales son compartir el borrador de las actas, donde se registraron oficialmente las decisiones de votación. La versión final de las actas suele ser firmada por el secretario y el presidente del consejo. Los miembros del consejo recibirán el documento y también se espera que lo firmen.
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Organizar reuniones del consejo no siempre es fácil. Con muchos miembros, procesos complejos, decisiones de votación y requisitos legales, puede sentirse abrumador y consumir mucho tiempo. La implementación de las estrategias presentadas anteriormente puede ser útil, pero hay más herramientas que puedes utilizar.
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